Study Kasus yang berfokus pada Transformasi Forum Digital.
ServerWare Sdn Bhd adalah sebuah perusahaan asing yang telah memiliki ketersediaan perangkat keras yang maksimal untuk digunakan oleh tim internal mereka. Namun, perusahaan menghadapi tantangan besar dalam menangani komunikasi yang direkam secara digital.
Tantangan Bisnis
Dalam mengelola komunikasi internal yang terdokumentasi secara digital, tim perusahaan memiliki perangkat keras yang cukup untuk mendukung operasional internal. Namun ada beberapa tantangan utama yang dihadapi antara lain:
⚡ Kurangnya Sentralisasi Informasi
- Tidak adanya platform khusus untuk mendokumentasikan diskusi dan keputusan tim.
- Informasi tersebar dalam berbagai kanal komunikasi seperti email dan pesan instan.
⚡ Sulitnya Mencari dan Mengakses Informasi
- Tim sering menghabiskan waktu untuk mencari informasi lama yang relevan.
- Tidak ada sistem pencarian yang efektif untuk menemukan diskusi sebelumnya.
⚡ Kurangnya Transparansi dan Kolaborasi
- Komunikasi sering kali dilakukan dalam kelompok kecil tanpa adanya dokumentasi yang dapat diakses oleh anggota tim lainnya.
- Keputusan yang dibuat tidak terdokumentasi dengan baik, menyebabkan kurangnya akuntabilitas.
⚡ Ketergantungan pada Solusi Eksternal
- Penggunaan platform komunikasi eksternal yang tidak dirancang khusus untuk kebutuhan internal perusahaan.
- Risiko kebocoran data akibat penggunaan platform pihak ketiga yang tidak sepenuhnya terkontrol oleh perusahaan.
Solusi
Untuk mengatasi tantangan di atas, solusi yang diusulkan adalah pengembangan aplikasi web internal forums yang dirancang khusus untuk mendukung komunikasi dan dokumentasi internal perusahaan. Beberapa keuntungan yand didapat ialah :
☑️ Peningkatan Produktivitas: Dengan komunikasi yang lebih lancar dan efektif, kinerja tim dapat meningkat secara signifikan.
☑️ Akses Informasi yang Lebih Cepat: Pengurangan hambatan dalam mencari informasi meningkatkan kecepatan pengambilan keputusan.
☑️ Pengurangan Ketergantungan pada Pihak Ketiga: Menghilangkan risiko kebocoran data dan meningkatkan kepemilikan penuh atas komunikasi internal.
Dengan adanya platform ini, perusahaan dapat meningkatkan transparansi, efisiensi, dan keamanan dalam manajemen komunikasi internal mereka, sehingga berkontribusi langsung pada peningkatan kinerja dan produktivitas tim.